1. 個人情報管理者の身元
お客様の個人情報を管理する責任者は、日本法に基づき設立された合同会社 Fjord Water Lodge K.K. であり、登記された主たる事業所の住所は〒950-3321 新潟県新潟市北区葛塚5034 です。当社のプライバシー担当者には、上記住所への郵送、またはメール（privacy@fjordwaterlodge.com）にてご連絡いただけます。お電話でのお問い合わせは、ご予約受付時間（毎日09:00–21:00 JST）内に +81-25-387-2701までお願いします。
欧州経済領域（EEA）の居住者の方が当社のサービスをご利用になる場合、当社はEU一般データ保護規則（GDPR）の要件に基づくデータ管理者としても機能します。本ポリシーは、個人情報保護法とGDPRの双方の開示要件を一つの文書で満たすことを目的としています。
2. 収集する個人情報の種類
当社は、お客様との関わり方に応じて、以下の種類の個人情報を収集・処理します。
- 本人識別情報：氏名、称号、性別（任意にご提供いただいた場合）、国籍、旅券または身分証明書番号（日本の旅館業法に基づきチェックイン時に収集）。
- 連絡先情報：郵便住所、メールアドレス、電話番号、および緊急連絡先。
- 予約情報：滞在日程、選択されたロッジカテゴリー、同伴ゲストの人数および続柄、特別なご要望、食事制限、バリアフリーのご要望、ならびに到着前のご相談中に記録された内容。
- 決済情報：請求先住所、カード種別、およびご使用いただいた決済カードの下4桁。カード番号の全桁は、当社の認定決済処理業者のみが処理し、Fjord Water Lodge が保管することは一切ありません。
- ご希望・嗜好情報：飲食のご嗜好、文化的な関心事、過去の滞在に関するメモ、言語設定、ならびにコンシェルジュとのやり取りの内容。
- 技術情報：IPアドレス、ブラウザの種類とバージョン、オペレーティングシステム、参照元、閲覧ページ、訪問時刻、デバイス識別子。これらはお客様が当社ウェブサイトをご訪問された際に、クッキーおよびサーバーログにより自動的に収集されます。
- 通信情報：ウェブサイトのお問い合わせフォームを通じて送信された内容、メールのやり取り、および電話の通話記録（通話録音が行われており、お客様に通知されている場合）。
当社は、GDPRの第9条に定める特別な種類の個人データを、お客様が自らご開示された場合（例：宗教的な慣行や健康状態を示唆する食事制限の申告）を除き、収集いたしません。このようなデータは最高水準のケアをもって取り扱い、お客様がご要望されたサービスの提供のみを目的として使用されます。
3. 個人情報の収集方法
当社は以下の方法で個人情報を収集します。
- お客様から直接：ウェブサイトのお問い合わせフォームへのご入力、当社予約チームへのお電話、メールの送信、チェックイン時のホテル宿泊者カードへのご記入、またはご滞在中のコンシェルジュとのやり取りを通じて。
- 自動的に：お客様が当社ウェブサイトをご閲覧になる際に、クッキー、サーバーログ、および分析ツールを通じて。使用している技術の詳細については、クッキーポリシーをご覧ください。
- 第三者から：お客様が正規のサードパーティ予約プラットフォームや旅行代理店を通じてご予約をいただいた場合、当社はご予約の履行を目的として、それらの事業者に提供された情報を受け取ります。当社は、第三者プラットフォームのプライバシー慣行について責任を負いません。
- 公開情報から：お客様が自発的にご滞在のレビューを公開された場合、公開されたレビュープラットフォームからゲストのご嗜好に関する情報を収集することがあります。これは品質向上のみを目的とするものです。
4. 処理の法的根拠と目的
当社は以下の法的根拠および目的に基づき、お客様の個人情報を処理します。
- 契約の履行：ご予約の処理、宿泊の手配、付帯サービス（送迎、文化体験、お食事）の提供、ならびにご出発の手続き（領収書・請求書の発行を含む）のため。
- 法的義務：日本の旅館業法に基づく宿泊者登録要件、税務・会計上の義務、ならびに日本の法執行機関または規制当局からの適法な要求に対応するため。
- 正当な利益：将来のご滞在の質とパーソナライズを向上させるためのゲストのご嗜好記録の維持、苦情への対応と調査、ロッジの施設および従業員の安全確保、ならびにデジタルサービスの改善を目的としたウェブサイト利用状況の内部分析のため。
- 同意：お客様が明示的にオプトインされた場合に限り、ニュースレターや季節のご案内を含むマーケティング通信を送信するため。同意は、当社への連絡またはマーケティングメールの登録解除手続きにより、いつでも取り消すことができます。
5. 第三者への開示
当社は、お客様の個人情報を第三者のマーケティング目的で販売、貸与、または譲渡することはありません。厳格に管理された条件のもとで、以下の受領者にお客様の情報を提供する場合があります。
- サービス提供者：決済処理業者、ITインフラおよびホスティング提供者、メール配信サービス、分析サービス提供者。これらの事業者はいずれも、当社の指示に従ってのみデータを処理し、適切なセキュリティ基準を維持することを義務付ける契約のもとで委託されています。
- 専門的アドバイザー：弁護士、会計士、監査人、保険会社。事業運営上の通常の必要に応じて。
- 政府機関：国税庁、観光庁、出入国管理当局、または法執行機関。法律で義務付けられている場合、または適法な強制的要求に応じる場合。
- 事業承継：合併、買収、または事業の全部もしくは実質的な全部の売却が行われた場合、お客様の個人情報は、同等のプライバシー保護のもとで承継事業者に移転される場合があります。
個人情報を日本国外に移転する場合、個人情報保護委員会（PPC）が承認した標準的な契約条項、または同等の十分性認定など、適切な保護措置を講じます。
6. 個人情報の保存期間
当社は、収集した目的を達成するために必要な期間、および適用される法的な保存義務に従った期間においてのみ、個人情報を保存します。
- ご予約および宿泊者登録記録は、日本の旅館業法および会計法令に基づき、滞在日から最低7年間保存されます。
- ゲストのご嗜好プロファイルおよびコンシェルジュのメモは、将来のご滞在においてパーソナライズされたサービスを提供するために、最終滞在から5年間保存されます。削除は当社のプライバシー担当者へのご連絡によりいつでもご依頼いただけます。
- マーケティング同意記録は、当社との関係が継続する期間およびその後3年間、コンプライアンスの証跡として保存されます。
- ウェブサイト分析データは、匿名化または集計された形式では無期限に、識別可能な形式では最長26ヶ月間保存されます。
- メールや書面によるお問い合わせを含む通信記録は、最後のやり取りの日から3年間保存されます。
保存期間が満了した個人情報は、当社のデータ廃棄手順に従い安全に破棄されます。
7. データ主体としてのお客様の権利
適用法に基づき、お客様はご自身の個人情報に関して以下の権利を有します。
- アクセス権：当社が保有するお客様の個人情報のコピーと、その利用方法に関する情報の提供を求める権利。
- 訂正権：不正確または不完全な個人情報の訂正を求める権利。
- 削除権：収集された目的に照らしてもはや必要でなくなった個人情報の削除を求める権利（当社の法的保存義務の範囲内で）。
- 処理制限権：苦情の調査中など特定の状況において、個人情報の処理の停止を求める権利。
- データポータビリティの権利：処理が同意または契約の履行に基づき自動化された手段で行われる場合に、構造化された、一般的に使用されている機械可読形式でデータのコピーを受け取る権利。
- 異議申立権：当社の正当な利益に基づく処理、またはダイレクトマーケティング目的の処理に異議を申し立てる権利。
- 同意撤回権：処理が同意に基づく場合に、撤回前の処理の適法性に影響を与えることなく、いつでも同意を撤回する権利。
これらの権利を行使するには、プライバシー担当者（privacy@fjordwaterlodge.com）またはお問い合わせフォームよりご連絡ください。有効なリクエストを受領してから30日以内に回答いたします。リクエストを処理する前に、お客様の身元確認をお願いする場合があります。当社の対応にご不満の場合は、個人情報保護委員会（PPC）または現地の監督機関に苦情を申し立てる権利があります。
8. クッキーおよびトラッキング技術
当社のウェブサイトでは、サイトの基本機能を有効化し、お客様の設定を記憶し、ご同意のもとで分析およびマーケティングデータを収集するために、クッキーおよび類似技術を使用しています。当社が使用するクッキーの目的、有効期間、および設定の管理方法については、クッキーポリシーに詳しく記載されています。初めて当社ウェブサイトにアクセスされる際には、すべてのクッキーを承認する、必須クッキーのみ承認する、またはカテゴリーごとに設定をカスタマイズするかをお選びいただける同意バナーが表示されます。お客様の選択は保存され、以降のすべての訪問に適用されます。ブラウザのクッキーを削除するか、同意バナーを再表示することで、いつでも設定を変更いただけます。
9. 個人情報のセキュリティ
当社は、お客様の個人情報を偶発的な損失、不正アクセス、開示、改ざん、または破壊から保護するために、適切な技術的・組織的措置を講じています。これらの措置には、通信データの業界標準暗号化（TLS 1.2以上）、権限を持つ担当者のみへのデータアクセス制限、システムおよび処理業者の定期的なセキュリティ評価、データ保護義務に関する従業員研修、ならびに個人データ侵害が疑われる場合の対応手順の文書化が含まれます。
お客様の権利と自由に対するリスクをもたらす可能性のある個人データ侵害が発生した場合、個人情報保護法およびGDPRの義務に従い、遅滞なくお客様にご通知します。通知はメールで、またはメールの連絡先が不明な場合は最新の郵送先住所への郵送により行われます。
10. 第三者ウェブサイトへのリンク
当社のウェブサイトには、パートナー、予約プラットフォーム、またはメディア媒体が運営する第三者ウェブサイトへのリンクが含まれる場合があります。当社はこれらのウェブサイトのコンテンツやプライバシー慣行を管理しておらず、本ポリシーはこれらには適用されません。個人情報を提供する前に、第三者ウェブサイトのプライバシーポリシーをご確認いただくことをお勧めします。当社ウェブサイト上のリンク掲載は、リンク先サイトまたはそのプライバシー慣行を保証するものではありません。
11. 子どものプライバシー
当社のウェブサイトは16歳未満の子どもを対象としておらず、16歳未満の子どもの個人情報を保護者の同意なく意図的に収集することはありません。16歳未満の子どもが保護者の同意なく当社に個人情報を提供したとお考えの保護者の方は、直ちに privacy@fjordwaterlodge.com までご連絡ください。速やかに当該情報を削除する措置を講じます。
子どもが同伴ゲストとして予約に含まれる場合、その子どもに関する個人情報（氏名、年齢、特別な要望）は、親または法定後見人の立場にある代表ゲストから収集され、関連するゲストサービスの提供のみを目的として使用されます。
12. 海外からのゲストおよび国際的なデータ移転
Fjord Water Lodge は日本国外からのゲストを定期的にお迎えしており、当社のサービス提供者が他の国々に所在する場合もあります。個人情報を国際的に移転する際には、適切な保護水準を確保するために以下の措置を講じます：PPCが同等の保護水準を提供していると認めた国に所在するサービス提供者を利用する、標準的な契約条項を組み込んだデータ処理契約を締結する、必要に応じて移転影響評価を実施する。適切な保護措置が講じられていない国への個人情報の移転は行いません。
13. 自動化された意思決定とプロファイリング
当社は、人間の関与なく法的または同様に重大な影響をもたらす自動化された意思決定のために、お客様の個人情報を使用することはありません。ご滞在をパーソナライズするためにゲストのご嗜好プロファイルを管理していますが、予約、料金、およびサービスに関するすべての決定は、人間による監督のもとで当社チームが行います。お客様に影響を与えるプロファイリング活動に関する情報は、プライバシー担当者へのご連絡によりお問い合わせいただけます。
14. 本プライバシーポリシーの変更
当社は、慣行、技術、法的要件、その他の要因の変更を反映するために、随時本プライバシーポリシーを更新することがあります。その際、本書冒頭の「最終更新日」を改訂します。重要な変更については、当社ウェブサイト上での目立つお知らせ、または適切と判断される場合は既存のゲストへのメール通知によってお知らせいたします。変更が公開された後も当社のウェブサイトまたはサービスをご利用いただくことは、更新されたポリシーへの同意とみなされます。本ポリシーを定期的にご確認いただくことをお勧めします。
15. プライバシー担当者へのお問い合わせ
本プライバシーポリシーまたは当社のデータ処理慣行についてご不明な点、ご懸念、またはご意見がございましたら、以下の連絡先までお問い合わせください。
プライバシー担当者 — Fjord Water Lodge K.K.
〒950-3321 新潟県新潟市北区葛塚5034
メール：privacy@fjordwaterlodge.com
電話：+81-25-387-2701
受付時間：毎日 09:00–21:00 JST
当社の対応にご不満の場合は、個人情報保護委員会（PPC）（www.ppc.go.jp）に苦情を申し立てることができます。EEA居住者の方は、現地のデータ保護監督機関にもお問い合わせいただけます。